2011

Отчет о выполнении
основных направлений развития архивного дела
в муниципальном образовании «Камбарский район»
за 2011г.

1.Основные направления и реализация нормативно-
распорядительных документов в области архивного дела

В 2011 году работа архивного отдела была направлена на реализацию федеральных законов от 08.05.2010г. № 83-ФЗ « О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных ( муниципальных) учреждений» и от 27.07.2010г. № 210-ФЗ « Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; на продолжение внедрения «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» ( утвержденного приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010г. № 558), отраслевых нормативных и методических разработок, регламентирующих деятельность архивных учреждений, архивов организаций;

В соответствии со статьями 8,9 Закона УР от 29.12.2005г. № 82-РЗ обоснования прогнозных потребностей и расчета финансовых средств, необходимых для осуществления отдельных государственных полномочий Удмуртской Республики в области архивного дела была представлена утвержденная смета расходов на содержание архивного отдела на 2012г.

В целях реализации разделов «Архивное дело» республиканской и муниципальной программ социально-экономического развития на 2010-2014г.г. выполнены следующие мероприятия:

-в кабинете архивного отдела и архивохранилище № 1 установлена современная система охранной сигнализации ;

-для поддержания нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилище № 2 установлен кондиционер;

-приобретено многофункциональное устройство CANON MF -4410 (принтер,сканер,ксерокс);

-приобретено 100 штук архивных коробок;

- в ходе проверки наличия дел 200 ед.хр. подшиты ( заменены обложки дел);

- принято на постоянное хранение 390 ед.хр. управленческой документации, 391 ед.хр. по личному составу, 1 ед.хр. на электронном носителе, 16 ед.хр. документов личного происхождения от личного фондодержателя Мирзаянова Р.М.,40 фотодокументов;

-исполнено 328 запросов социально-правового характера и 168 тематических запросов;

- в БД «Архивный фонд» в раздел «Дело» внесено 1764 заголовка дел. Всего на 01.01.2012г. внесено 18500 заголовков дел ( в программе социально-экономического развития в 2010-2014г.г. запланировано введение 15482 дел);

-проведены проверки состояния делопроизводства и архива в 20 организациях источниках комплектования архивного отдела;

Сотрудниками архивного отдела был изучен утвержденный Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики административный регламент «Проставление апостиля на архивных справках, архивных выписках и архивных копиях, подготовленных государственными архивами УР, муниципальными архивами в Удмуртской Республике, иными органами и организациями, расположенными на территории Удмуртской Республики, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации»

Подготовлен проект постановления «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, обработки и передачи документов предприятий, учреждений, организаций на постоянное хранение в архивный отдел администрации Камбарского района УР на 2011год.(Постановление от 13.04.2011г. № 194 ) и проект постановления «Об утверждении графика согласования номенклатур дел, обработки и передачи документов предприятий, учреждений, организаций на постоянное хранение в архивный отдел администрации Камбарского района УР на 2012год.(Постановление от 22.12.2011г. № 912 )

2. Обеспечение сохранности и государственный учет
документов Архивного фонда УР

В 2011г. в кабинете архивного отдела и архивохранилище № 1 установлена современная система охранной сигнализации . С сентября 2011г. здание , в котором расположено архивохранилище № 2 архивного отдела сдается на пульт частного охранного предприятия;

-приобретено многофункциональное устройство CANON MF -4410 (принтер,сканер,ксерокс);

-приобретено 100 штук архивных коробок.

За год сотрудниками отдела закартонировано 2843 дела ( 838 дел в результате приема документов от 15 организаций источников комплектования архивного отдела, 2 ликвидированных организаций, 16 дел личного происхождения, 1 электронный документ) , 2005 дел перемещено из «пеленок» в архивные коробки: Ф.№1- 243 дела, Ф.№ 3 -186 дел, Ф.№ 4- 236 дел, Ф.№ 5- 197 дел,Ф.№ 7 -218 дел , Ф.№11-281 дело, Ф.17-277 дел, Ф.40-367 дел

В ходе этой работы были пересоставлены пофондовые и постеллажные топографические указатели,внесены изменения в схемы их размещения .

В журнале регистрации показателей контрольно-измерительных приборов температуры воздуха и относительной влажности воздуха в архивохранилищах два раза в неделю записываются показания гигрометра.

В ходе приема документов от 19 организаций источников комплектования архивного отдела вносились изменения в учетные документы: реестр описей ,листы фондов ,описи, карточки фондов. Внесены сведения в ПК «Архивный фонд». Всего 63 записи ( 19 записей в раздел «Фонд», 22 записи в раздел «Опись»,22 записи в раздел «Движение»).

В связи со сменой начальника архивного отдела проведена проверка наличия и состояния документов в 115 фондах: документов на бумажной основе в количестве 18622 дела ,фотодокументов в количестве 584 единицы хранения, видеодокументов в количестве 10 ед.хр., электронных документов в количестве 3 ед.хр. В ходе проверки проведена замена 200 обложек дел, уточнялись архивные шифры, заголовки дел, менялись ярлыки. По результатам проверки составлено 115 актов проверки наличия и состояния документов. Документов не включенных в описи, не обнаруженных нет.

Ведется учет нормативно-методической литературы, поступающей в отдел.

Архивным отделом внедрена и заполняется БД «Архивный фонд» версия 4.1. Велась работа по проверке качества и достоверности заполнения БД «Архивный фонд». В раздел «Дело»внесено 1764 заголовка дел ( фонды № 2,18,87,91,92,125,53).

3. Формирование архивного фонда УР.
Организационно-методическое руководство архивами
и организацией документов в делопроизводстве
учреждений, организаций и предприятий.

В 2011г. приняты на хранение документы от 15 организаций-источников комплектования архивного отдела в количестве 390 дел постоянного хранения, 109 дел по личному составу от ликвидированного ГУ ветеринарии Удмуртской Республики «Камбарская районная ветеринарная станция по борьбе с болезнями животных.», 160 дел от ликвидированного ОАО «Камбарский хлебокомбинат» и 105 дел от ликвидированного Камбарского автотранспортного предприятия, 40 фотодокументов и 1 ед.хр.на электронном носителе в результате инициативного документирования, 16 ед.хр. от личного фондодержателя Мирзаянова Р.М. (приложение № 1).

Все принятые документы закартонированы в архивные коробки, проставлены архивные шифры, приклеены ярлыки.

Проведены работы по упорядочению документов и представлены описи на утверждение и согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР 15 организаций-источников комплектования архивного отдела, объемом 593 ед.хр. постоянного срока, 750 ед.хр. по личному составу ( приложение № 2). На утверждение ЭПМК Комитета по делам архивов представлена опись № 2ф цветных позитивов за 2006-2010г.г. в количестве 48 ед.хр.

Архивным отделом представлены на согласование ЭПМК Комитета по делам архивов 2 инструкции по делопроизводству ( отдел по управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами администрации Камбарского района и отдел сельского хозяйства администрации Камбарского района), номенклатуры дел 10 организаций ( приложение № 3).

Для совершенствования нормативно-методической базы организаций по вопросам архивного дела на основе Сборника примерных положений согласованного протоколом ЭПМК Комитета по делам архивов от 26.03.2010г. № 3 пересоставлены положения об архиве организаций в 12 организациях, положение об экспертных комиссиях в 6-ти организациях

( приложение № 4)

Проведены обследования состояния делопроизводства и архива в 20 организациях-источниках комплектования архивного отдела ( приложение № 5)

На ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР направлены справки об исключении из источников комплектования архивного отдела в связи с ликвидацией отдела архитектуры и градостроительства администрации Камбарского района; ГУ ветеринарии Удмуртской Республики «Камбарская районная ветеринарная станция по борьбе с болезнями животных», а также об изменении формы приема документов на постоянное хранение МУ «редакция газеты «Камская Новь»

В течении года давались консультации, оказывалась методическая и практическая помощь организациям -источникам комплектования архивного отдела по вопросам формирования дел в делопроизводстве, соблюдении требований к оформлению документов.

Архивным отделом давались консультации по формированию дел по личному составу, их обработке и упорядочению для сдачи в 2012г. на постоянное хранение в связи с ликвидацией работникам двух учреждений:

Камбарское профессиональное училище № 25 и автономное учреждение «Единая служба заказчика г.Камбарка».

4. Создание информационно-поисковых систем, научная
информация и использование документов.

В течение года проводилась проверка качества научно-справочного аппарата архива, в т.ч. в АПК «Архивный фонд»,было введено 1827 записей ( 1764 заголовка дел, 19 записей в раздел «Фонд»,22 записи в раздел»Опись», 22 записи в раздел «Движение»).

Составлены исторические справки к 2 новым фондам (Ф.127,128)

Продолжалась работа по заполнению тематических БД «Предметно-тематический указатель к решениям органов местного самоуправления ( Ф.7 исполком Камбарского горсовета народных депутатов оп.№ 1, 1014 записей , 6 дел за 1988-1993г.г. и Ф.1 исполком Камбарского райсовета народных депутатов , оп.№ 1, 124 записи, 1 дело за 1983г.), «Фотокаталог» ( Ф.102, оп.2ф.- 99 записей) , Ф.45 , оп.1ф.- 101 запись ).

Архивным отделом для обмена документами в системе электронного документооборота приобретено ПО ViPNet Клиент (Деловая почта)

В связи с празднованием в феврале 2011г. 270-летней годовщины образования земли Камбарской, архивный отдел принял участие в музейном фестивале «КАМ-музей 2011», проводимом МНУК «Музей истории культуры Камбарского района». Работниками отдела была подготовлена выставка фотодокументов «Листая страницы истории», которая демонстрировалась в музее истории и культуры Камбарского района.

Архивным отделом был подготовлен и опубликован в январе 2011г. в районной газете «Камская Новь» календарь памятных дат Камбарского района на 2011г.

В ГУ «ЦГА УР» представлены сведения о знаменательных , юбилейных датах для АБД «Памятные даты УР на 2012г.»

В архивном отделе работало 2 исследователя: учеником 7 класса лицея № 1 им.Н.К.Крупской г.Камбарки изучался материал о воинах -афганцах, уроженцах Камбарского района, студенткой 5 курса УдГУ об истории образования Камбарского района.

Велась работа по своевременному исполнению запросов граждан и организаций. Исполнено 328 запросов социально-правового характера, из них с положительным результатом 307 запросов, 168 тематических запросов.

В программный комплекс «Учет запросов социально-правового характера» введено 328 запросов за 2011г. ; в программный комплекс «Учет и регистрация тематических запросов» введено 168 запросов за 2011г.

В течение года работниками архивного отдела оказывались консультации обратившимся гражданам по составу и местах хранения документов.

Начальник архивного отдела Н.В.Волкова