2015 год

Приоритетными задачами развития архивного дела в 2015 году являлись:

- выполнение запланированных на 2015г. значений пяти целевых показателей (индикаторов) подпрограммы «Архивное дело» муниципальной программы «Муниципальное управление» на 2015-2020 г.г».

-реализация федеральных законов по предоставлению государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронном виде;

-обеспечение безопасности архива и архивного фонда, особенно в части противопожарных мероприятий и соблюдения требований к охранному режиму;

- продолжение внедрения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», отраслевых нормативных и методических разработок, регламентирующих деятельность архивного отдела, архивов организаций.

Целью подпрограммы «Архивное дело» является обеспечение хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Удмуртской Республики и других архивных документов в интересах граждан, общества и государства .

Архивным отделом в 2015г. в целях реализации целевого показателя  (индикатора) подпрограммы : Предоставление заявителям государственных и муниципальных услуг в области архивного дела в установленные законодательством сроки от общего количества предоставленных государственных и муниципальных услуг в области архивного дела» проведены следующие мероприятия:

за отчетный период исполнен 351 социально-правовой запрос и 141 тематический запрос. Все запросы исполнены в законодательные сроки. Регистрация запросов социально-правового характера ведется в режиме «Одного окна» в базе данных «Учет запросов социально-правового характера».

Основные темы запросов: подтверждение трудового и льготного стажа, заработной платы граждан, о награждении Почетными грамотами, медалями, по земельным участкам и жилищным вопросам.

В списке источников комплектования архивного отдела на 01.12.2016г. числится 47 организаций, из которых 37 принадлежат к муниципальной форме собственности, 2 к федеральной, 4 к республиканской и 4 негосударственных.

В 2015г. проведены работы по упорядочению документов и представлены описи на утверждение и согласование ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР 15 организаций-источников комплектования архивного отдела, объемом 583 ед.хр. постоянного хранения, 11 организаций объемом 471 ед.хр. по личному составу, номенклатуры дел 13 организаций района.

В прошедшем году работниками архивного отдела составлены инструкции по ведению делопроизводства в пяти организациях на основе Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, с учетом изменений 2014г. и Методических рекомендаций Росархива по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Инструкции представлены на согласование ЭПМК Комитета по делам архивов.

Архивный отдел держит под постоянным контролем состояние делопроизводства и обеспечение сохранности документов в организациях. За прошедший год проведено 5 обследований организаций. В ходе обследований особое внимание уделялось оформлению документов согласно требований ГОСТ Р 6-30-2003, формированию дел в соответствии с номенклатурой дел учреждения, обеспечению сохранности документов постоянного срока хранения и по личному составу. Во всех организациях имеются ответственные лица за сохранность архивных дел, создана необходимая нормативно-методическая база.

Из 47 источников комплектования архивного отдела 20 имеет специальные помещения для хранения архивных документов. Помещения оборудованы металлическими стеллажами или шкафами. Документы систематизированы, в некоторых организациях закартанированы. Штатных архивных работников в организациях нет.

В организациях, не имеющих специальных помещений под архив ,документы хранятся в металлических сейфах или шкафах.

В течение года было дано 67 консультаций по вопросам документального обеспечения управления и архивного дела, оказана методическая помощь работникам делопроизводственных служб и архивов 19 организаций- источников комплектования архивного отдела при упорядочении документов и включения их в описи дел, а также пяти ликвидирующимся организациям в упорядочении и сдаче на хранение документов по личному составу.

-за 2015 год в кабинете архивного отдела работало 7 исследователей, 8 посещений. Темы исследований: об истории образования организаций, предприятий г.Камбарка.

Всего за год в архивном отделе выдано пользователям 1537 дел,

Все государственные и муниципальные услуги в области архивного дела предоставлены в установленные законодательством сроки. Показатель выполнен на 100%.

В целях реализации целевого показателя (индикатора) подпрограммы «Доля архивных документов, хранящихся в архивном отделе администрации Камбарского района в нормативных условиях, обеспечивающих их постоянное (вечное) хранение, в общем количестве документов архивного отдела администрации Камбарского района» проведены следующие мероприятия :

продолжался ремонт помещений общей площадью 202,5 кв.м.,

выделенных архивному отделу постановлением администрации Камбарского района от 01.10.2014г. № 715 для размещения архивного отдела: полностью отремонтировано помещение архивохранилища, произведен ремонт электроосвещения, на окнах установлены рольставни, в архивохранилище установлен кондиционер.

Все помещения оснащены пожарно-охранной сигнализацией.

- проведена работа по картонированию 1263 единицы хранения архивных документов;

- в связи с перемещением документов из архивохранилища № 2 в новое помещение размещено на стеллажи 13 953 ед.хр., проведена проверка наличия и состояния 21794 документа на бумажной основе , 892 ед.хр. фотодокументов, 41 видеодокумента, 10 элетронных документов. В результате проведенной работы составлены акты проверки наличии и состояния документов, дел, числящихся по описи и не обнаруженных в ходе проверки нет;

Всего на 01.01.2016г. на хранении находится : 24044 ед.хр, из них: 16044 ед.хр. управленческой документации, 5835 ед.хр. документов по личному составу, 535 ед.хр. документов личного происхождения, 654 ед.хр.НТД, 933 ед.хр.фотодокументов, 31 ед.хр. видеофонограмм,12 ед.хр. электронных документов;

Все находящиеся на хранении документы хранятся в нормативных условиях . Показатель выполнен на 100%.

В целях реализации целевого показателя( индикатора) подпрограммы « Удельный вес документов архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся сверх установленного законодательством сроков их временного хранения в организациях источниках комплектования архивного отдела, в процентах» на хранение от организаций принято 313 дел постоянного хранения, 907 дел по личному составу от пяти ликвидированных организаций – МУП ЖКХ Камбарского района, МП ЖКХ п.Кама Камбарского района, МП Камбарского района «Тепловые сети», МПП ЖКХ г. Камбарка и МП «Камбарская ПМК, в ходе инициативного документирования принят 41 фотодокумент, 2 диска с электронными фотодокументами.

Согласно паспортизации архивов организаций источников комплектования архивного отдела по состоянию на 01.12.2015г. в архивах организаций хранится 3476 ед.хр. постоянного хранения за 1942-2012г.г. и 16879 ед.хр. по личному составу за 1938-2012гг.

Документов архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся сверх установленного законодательством сроков их временного хранения в организациях источниках комплектования архивного отдела нет. Показатель выполнен на 100%.

Для выполнения запланированного на 2015г. показателя «Доля архивных документов, включая фонды аудио-и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов Архивного фонда Удмуртской Республики, хранящихся в архивном отделе, в процентах»:

- оцифровано 19 ед хр. управленческих архивных документов; количество страниц - 2611, 41 фотодокумент.

Всего на 01.01.2016г. оцифрованных документов и принятых на постоянное хранение документов в электронном виде - 1683 ед., что составляет 7% от общего количества документов, хранящихся в архивном отделе, т.е. запланированный показатель на 2015г. выполнен на 100%.

В целях реализации запланированного на 2015г. показателя «Удельный вес архивных единиц хранения, включенных в автоматизированные информационно-поисковые системы архивного отдела администрации Камбарского района, в процентах» :

- В раздел «Дело» БД «Архивный фонд» внесено 1263 заголовка дел. Кроме того, внесены записи по разделам: Фонд - 26 записей, «Опись» - 27 записей, «Движение» - 26 записей.

Общий объем введенных описаний в БД «Архивный фонд» по состоянию на 01.01.2016г. - 24044 заголовка дел, что составляет 100 % от общего количества дел, хранящихся в архивном отделе, показатель выполнен полностью .

В течение года архивным отделом продолжалась работа по заполнению тематической БД «Предметно-тематический указатель к решениям органов местного самоуправления» по протоколам заседаний исполкомов: Камбарского городского Совета депутатов, Камского поселкового Совета депутатов, Армязьского и Ершовского сельских Советов депутатов . Всего за 2015г. в БД внесено 1800 записей по 17 делам за 1978-1995г.г.. Общее количество внесенных записей в данной базе – 14587.

В БД «Фотокаталог» внесена 41 запись за 2012-2013 годы по описи № 2ф фонда № 102 - Архивная коллекция фотодокументов по истории Камбарского района ; Общее количество внесенных записей в БД «Фотокаталог» - 1126.

- для реализации Федерального закона от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» на Интернет-сайте муниципального образования «Камбарский район» размещены: календарь памятных дат Камбарского района на 2016г.;

информация о проведении 19 августа 2015г. семинара с ответственными за архив предприятий и организаций Камбарского района – источниками комплектования архивного отдела по вопросам: анализ итогов обследования сохранности документов в архивах организаций - источниках комплектования архивного отдела за 2014г.- первое полугодие 2015г.

и современные требования к оформлению индивидуальных номенклатур дел организаций, в работе которого принимала участие председатель Комитета по делам архивов при Правительстве УР Тойкина Наталья Владимировна.

В отчетном году работники архивного отдела участвовали в семинарах, проводимых Комитетом по делам архивов при Правительстве УР, мероприятиях, проводимых членами Камбарского районного общества историков –архивистов.

Решением коллегии Комитета по делам архивов при Правительстве УР от 20.02.2016г. № 1 архивный отдел администрации Камбарского района отмечен в числе лучших архивных отделов администраций городов и районов Удмуртской Республики за полную реализацию показателей деятельности в 2015г.

Анализ работы архивного отдела за 2015г. показывает, что все запланированные архивным отделом на 2015г. основные направления развития архивного дела в Камбарском районе, значения целевых показателей (индикаторов) муниципальной подпрограммы «Архивное дело» выполнены.